Antes de empezar deja que te haga una pregunta. ¿Te gustaría tener algo más de tiempo?
Si has respondido que sí, lamentablemente no tengo nada que ofrecerte, el día sólo tiene 24 horas y eso es físicamente imposible cambiarlo.
Voy a reformular la pregunta. ¿Te gustaría administrar mejor tu tiempo?
Si has respondido que sí, entonces has entendido que lo importante es qué haces con tu tiempo, y por favor … ¡deja ya de decir que no tienes tiempo!
Todos tenemos 24 horas al día, absolutamente todos. ¿Por qué algunos consiguen sus objetivos y otros no? Pues es que es obvio, la respuesta está en decidir a qué dedicas tu tiempo.
¡Veamos qué es esto de la productividad!
¿Qué es la Productividad?
Podríamos definirla como la relación entre los resultados que obtienes mediante tus acciones y el tiempo que inviertes para conseguirlos.
Ante todo, debes entender que el hecho de estar ocupado no implica necesariamente que seas productivo.
Si tus acciones no te llevan al resultado deseado, no estás siendo productivo por muchas cosas que estés haciendo.
Las personas que no son productivas sienten que pasan el día sin alcanzar resultados, entendiendo por resultados aquellos objetivos que consideramos como importantes que nos marcamos como metas a conseguir.
Para conseguir aquellos objetivos que son importantes para nosotros es importante priorizar aquellas tareas que nos acercarán a esos objetivos.
Te propongo un ejercicio visual que vamos a ver muy gráficamente en un vídeo:
- Tu tiempo disponible está representado por un gran vaso de cristal.
- Tus tareas más importantes están representadas por piedras grandes (no hacer estas tareas supone tener consecuencias negativas para ti)
- Tus tareas poco importantes están representadas por piedras pequeñas (son tareas manejables y no hacerlas no supone grandes consecuencias)
- Tus tareas irrelevantes están representadas por granos de arena (llamadas de teléfono, vídeos, emails, redes sociales y cualquier notificación que te desconcentre).
El vídeo que te voy a mostrar está en inglés, pero como es muy visual el idioma no será un problema.
Observa lo que ocurre en función del orden en el que abordas tus tareas:
¿Cómo te quedas? Sorprendido ¿no? ¡Pues seguimos!
La Productividad en la Era de la Información
Vivimos en un mundo en el que cada vez estamos expuestos a más distracciones, televisión, radio, podcast, blogs, redes sociales que afectan cada vez más a nuestra capacidad de concentración y atención, y si no tienes cuidado te robarán un valiosísimo tiempo que podrías dedicar a lo que de verdad te importa.
Todas estas distracciones provocan cambios de contexto constantes que te harán perder muchísimo más tiempo del que crees.
¿Te parecen inofensivos los cambios de contexto? Te mostraré lo que sucede con esta imagen:
Si trabajas en un proyecto, dispones del 100% del tiempo para tu proyecto. No pierdes ni un solo minuto de tiempo.
Si trabajas en dos, el cambio de contexto supone un 20%, por tanto, sólo podrás dedicar un 40% de tu tiempo a cada proyecto, no un 50% como podrías pensar inicialmente.
Si trabajas en tres proyectos, ¡el 40% de tu tiempo se va en los cambios de contexto! Y sólo podrás dedicar un 20% del tiempo a cada proyecto.
Si trabajas en 4 proyectos, ¡60% para cambios de contexto y sólo 40% de tiempo efectivo a dividir entre 4 proyectos! Sólo estarás dedicando un 10% de tiempo efectivo para cada proyecto.
Y ya no te digo nada si trabajas en 5 proyectos, la friolera del 80% de tu tiempo se irá en cambiar de proyecto y sólo podrás dedicar un 5% de tu tiempo a cada uno de los proyectos. Si tienes 8 horas al día de trabajo, ¡sólo dos serán productivas!
Si además tienes un equipo de personas, la pérdida de tiempo se multiplica con reuniones y planificaciones para cada proyecto.
La productividad no es estar permanentemente ocupado, la productividad es hacer las tareas correctas que te acerquen a tus objetivos más rápido y con el menor esfuerzo posible.
El mito de la Multitarea
Lo siento, pero ni hombres ni mujeres somos capaces de abordar más de una tarea a la vez.
Vamos a suponer que tenemos tres semanas para realizar varios proyectos que consumirán 4 bloques de tiempo cada uno, sea cual sea el tamaño del bloque.
Supondremos también que en nuestra semana podremos dedicar 4 bloques de tiempo a abordar todos estos proyectos.
¿Qué ocurriría si durante las próximas 3 semanas practicamos la famosa multitarea?
Tenemos 4 proyectos en marcha (A, B, C y D), así que decidimos dedicar un bloque de tiempo a cada uno en la primera semana.
Pensamos hacer lo mismo en la segunda semana, pero surge un nuevo proyecto (E) al final de la semana y para sentir que hacemos más cosas y que avanzamos, pues lo abordamos también.
En la tercera semana, retomamos el D para que no se quede colgado, y continuamos con A y B. Pero al final de la semana surge otro proyecto interesantísimo que decidimos abordar sin pensarlo dos veces (F).
Al final de las tres semanas la realidad es que no hemos completado ni un solo proyecto, tenemos 2 proyectos más o menos avanzados, uno a medias y dos que apenas hemos avanzado.
Recuerda además lo que supone cambiar de un proyecto a otro, lo que comentábamos en el punto anterior …
Esto genera muchísima frustración, porque no hemos parado de trabajar en esas tres semanas y sin embargo, no hemos completado nada. Tenemos la sensación de no haber avanzado y seguir con las mismas tareas y preocupaciones encima de la mesa.
Pero … ¿Y si los trabajamos de uno en uno?
Al final de las tres semanas la realidad es que no hemos completado ni un solo proyecto, tenemos 2 proyectos más o menos avanzados, uno a medias y dos que apenas hemos avanzado.
Recuerda además lo que supone cambiar de un proyecto a otro, lo que comentábamos en el punto anterior …
Esto genera muchísima frustración, porque no hemos parado de trabajar en esas tres semanas y sin embargo, no hemos completado nada. Tenemos la sensación de no haber avanzado y seguir con las mismas tareas y preocupaciones encima de la mesa.
Pero … ¿Y si los trabajamos de uno en uno?
¿Por qué es imprescindible Planificar para ser Productivo?
Planificar antes de actuar debe convertirse en tu rutina diaria, y es que un minuto planificando puede ahorrarte hasta 10 minutos de ejecución de una tarea … impresionante dato, ¿no crees?
Si dedicas una hora a planificar tu semana, ¡podrías ahorrar hasta 10 horas en la ejecución de tus tareas!
Tu tiempo es tu activo más valioso y tus resultados en la vida dependen de cómo lo utilices. ¡No lo desperdicies por favor!
Cualquier cosa que haces en tu día a día tiene una razón detrás, un sentido, un propósito. Muchas veces no sabemos por qué o para qué hacemos lo que hacemos. Nos dejamos llevar por la inercia y esa suele ser la razón del fracaso en nuestra productividad.
Si no tienes claro lo que quieres, por qué lo quieres y para qué lo quieres, tus resultados serán aleatorios. Lo primero que tienes que saber es lo que quieres hacer y por qué o para qué lo quieres hacer.
Una vez que tienes claro el destino será más fácil diseñar la ruta más rápida para llegar ahí y dejar de procrastinar haciendo cosas aleatoriamente como pollo sin cabeza.
Esto te dará claridad mental y te permitirá hacer más cosas en el mismo tiempo, o ahorrar ese preciado tesoro llamado tiempo para otras cosas que consideres importantes para ti y los tuyos.
La Productividad y los Horizontes Temporales
Algo importante es el horizonte temporal de los objetivos que nos marcamos. Quizá hayas leído o escuchado por ahí que hay que tener objetivos a un año, a tres años o a cinco años.
No es mal ejercicio pensar en qué punto queremos estar en ese futuro, pero la ciencia ha demostrado que los objetivos a más de tres meses no funcionan porque al verlo tan lejos se pierde la motivación por el camino.
Aquellos objetivos que se quieren alcanzar en menos de tres meses ocurre justo lo contrario, los vemos demasiado fáciles y tendemos a procrastinar.
Una vez que tienes tus objetivos a 3 meses, podrás dividirlos en objetivos menores a un mes, una semana, y finalmente en tareas pequeñas que podrás llevar a tu calendario e ir haciéndolas día a día.
Principales causas de la falta de Productividad
- Nadie nos ha enseñado a serlo, y no es algo que salga de forma natural.
- No conocernos bien a nosotros mismos. Debes conocerte bien a ti mismo, saber cómo piensas y cómo haces las cosas para poder encontrar un sistema de productividad que se adapte a ti. Cada persona es diferente y no vale para todos lo mismo.
- Falta de claridad. Como ya vimos anteriormente, vivimos en medio del caos y la confusión y eso dificulta mucho separar el grano de la paja y dedicarse a lo realmente importante para ser más productivo.
- Usamos nuestro cerebro para anotarlo todo. Sí, tenemos esa manía y eso genera mucho ruido mental y nos distrae de lo importante. Por no mencionar lo fácil que es olvidar tareas por muy importantes que sean. Para que nuestro cerebro pueda trabajar correctamente y sin estrés debemos liberarlo de toda la información que podamos anotar en cualquier medio, ya sea el papel o un dispositivo.
- Tratamos de predecir el futuro. Nos marcamos a veces un calendario super apretado y al límite pensando que así seremos muy productivos. De pronto llega el día y surgen cuestiones imprevistas que nos obligan a flexibilizar el calendario y sentimos que no hemos sido productivos. Esto no es así, no trates de predecir el futuro. Planifícate, pero sé flexible. Recuerda que nuestro entorno es caótico.
- Creemos que todo es organizar y ya está. Por mucho que organices y planifiques, si no te enfocas en lo que tienes que hacer y tomas acción no vale de nada. De hecho si tienes tareas que te llevarán menos de 5 minutos, te llevará más tiempo planificarlas que simplemente hacerlas.
6 consejos para ser más Productivo en tu día a día
- Aprende a priorizar. Pregúntate siempre ¿Esta tarea que voy a hacer me acerca a mi objetivo?
- Decide qué hacer. Párate y piensa, te ahorrarás estrés y disgustos.
- Decide qué NO hacer. Esto es todavía más importante, aléjate de aquello irrelevante que no te aporta nada, te roba tiempo y no te lleva a ningún sitio.
- Mantén el foco en tu objetivo. Elimina las distracciones como notificaciones en el móvil y demás cosas que pueden esperar. Seguirán ahí cuando termines tus tareas más importantes del día, que son las que te acercan a tu objetivo.
- Busca la constancia y la perseverancia. Todo esto de la productividad es cuestión de práctica, de verdad, no hace falta nada más que practicar y practicar.
- Haz algo hoy de lo que tu yo futuro se sienta orgulloso. Es una frase que me gusta mucho, a la que recurro cuando pierdo el foco y no sé por donde tirar.
Productividad Personal ¿Cuáles son los pilares?
Debes saber cual es tu punto de partida y saber también donde quieres llegar, sin eso no hay hoja de ruta que valga.
¿Qué necesitamos entonces?
Autoconocimiento. Ya lo hemos mencionado, debemos saber cómo pensamos y cómo funcionamos para poder organizarnos. Quizá seamos más productivos por la mañana o a lo mejor nos va el estilo búho durante la noche. Quizá se nos da bien unas tareas que podemos hacer nosotros rápidamente, pero para otras en las que no nos desenvolvemos bien es mejor delegar o pedir ayuda. ¿Prefieres anotar las cosas en papel o en el móvil? Todas nuestras preferencias personales y nuestra manera de ser deben tenerse en cuenta.
Propósito. ¿Para qué quiero ser más organizado? ¿Qué voy a conseguir? Si no tengo motivos para ello, será difícil conseguir ser más organizado y productivo.
Organización enfocada a la acción. Todo debe estar organizado, pero recuerda que de nada vale tener todo atado y bien atado si luego no tomamos acción. Para esto es fundamental pensar en nuestros objetivos para mantenernos enfocados en hacer lo que hay que hacer.
Entorno. Debemos tener en cuenta nuestro entorno, si de por sí es ordenado o caótico, si tenemos muchas distracciones a mano, si tenemos personas que nos ayudan a concentrarnos o más bien lo contrario. Son cosas que no podemos evitar y hay que aceptarlas e integrarlas.
En función del estudio de estos cuatro pilares fundamentales podrás crear tu sistema para llevar al máximo tu productividad.
¿Por qué necesitas un Sistema de Productividad?
Si eres de los que lo apuntas todo en la cabeza tengo malas noticias para ti: tu cerebro no sirve para eso.
Nuestro cerebro no es eficiente para recordar, y es fácil de demostrar haciendo pruebas muy sencillas al alcance de cualquiera.
Escribe una secuencia aleatoria de 10 números, léelos dos o tres veces como mucho, cierra los ojos y trata de recordar los 10 números.
Prueba a hacer lo mismo con elementos para la lista de la compra.
¿Cuántos has sido capaz de recordar? ¿4? ¿5? ¿8 tal vez?
En este tipo de tests solemos recordar entre 5 y 8 elementos, más allá tendemos a olvidarnos, por lo tanto, deja de decir que lo tienes todo en la cabeza, porque además de no ser eficiente, genera esfuerzo el tener que recordarlo y estrés cuando te das cuenta de que algo se ha quedado en el tintero, pero no tienes ni idea de qué es.
Si lo tienes todo anotado eliminas la necesidad de saber qué es lo que tienes que hacer, porque sólo tienes que leer lo que has anotado en lugar de estrujarte el cerebro para recordar. Te convertirás en una persona mucho más productiva sólo por el hecho de vaciar la mente de todo lo que resulta innecesario.
Nuestra mente es limitada, no está diseñada para ser un gestor de tareas, sino para pensar y para crear, así que ¡déjala libre por favor!
En tu memoria sólo están las tareas que acabas de recibir, que probablemente no sean aquellas que más te acerquen a tus objetivos y te den los mejores beneficios.
Por otro lado, seguro que en tu memoria también están aquellas tareas que te encanta a hacer. ¿A quién le cuesta hacer algo que le gusta? ¡A nadie! Pero probablemente tampoco sea la tarea óptima en este momento para acercarte a tus objetivos.
Necesitas un sistema que sea objetivo. Algo externo a tu cerebro que te de claridad sobre cuáles son tus tareas ordenadas por prioridades en función de lo que quieres conseguir.
A partir de aquí te recomendaré algunas formaciones online con las que llevarás tu productividad al máximo nivel.
Formaciones para que mejores tu Productividad
Todas estas formaciones tienen un tiempo de garantía de devolución, así que no tienes nada que perder y sí mucho que ganar.
Iré actualizando el artículo con todas aquellas formaciones que vaya descubriendo en mi camino y que puedan resultar de utilidad.
Lector Voraz de Jesús Honrubia
No comentas el error de creer que Lector Voraz es sólo un curso de lectura rápida, te aseguro que es mucho más que eso.
Jesús Honrubia ofrece un curso online y un evento presencial que es altamente transformador. No son formaciones excluyentes, sino que son complementarias, y mi recomendación es que empieces con la formación online, ya que te permitirá aprovechar muchísimo mejor el evento presencial.
Puede que te suene raro eso de un evento presencial para leer rápido, pero no es sólo eso. Es tan adictivo y tan transformador, que en las 5 ediciones que lleva del evento presencial ya hay gente que incluso ha repetido.
Te invito a mi review completa aquí:
Lectura Ágil, la habilidad de leer más rápido sin perder comprensión
Puede que nunca te lo hayas planteado, pero piensa ¿qué sucedería si pudieras leer más rápido?
Pero ojo, no me refiero a leer en diagonal sin enterarte de nada, sino leer más rápido y sin perder comprensión.
- Podrías aprender cualquier cosa mucho más rápido que los demás y optar a mejores puestos de trabajo.
- Ahorrarías tiempo en tu trabajo leyendo más rápido tus emails.
- Si eres estudiante u opositor no necesitas que te diga hasta que punto es necesario leer más rápido sin perder comprensión por el camino.
Cuando digo más rápido, me refiero al doble como mínimo. ¿No me crees? Echa un vistazo a este artículo donde te lo cuento en más detalle:
Organiza tu Vida con ProductiVida
Uno de los cursos estrella de Isa y Juanmi de Mas y Mejor es Productivida.
Con este curso aprenderás a organizar tu vida planificando tus tareas y organizando tu calendario como nunca antes habrías hecho.
Es perfectamente factible para personas desastre, hombres y mujeres orquesta …
Si quieres saber más echa un vistazo a su webinar, donde ellos mismos te lo contarán todo:
Organiza tu Vida controlando tu calendario
Llegados a este punto te preguntarás si existe algún sistema para organizarte y ser más productivo en tu vida, y la respuesta es que sí existe, y te diré cuál es el que yo escogí.
Me decidí por Controla tu Calendario, un programa creado por la pareja murciana de la productividad Isa y Juanmi de Mas y Mejor.
Estos son los motivos que me llevaron a decantarme por ellos y no otros:
- 4 módulos y 30 vídeos con más de 3 horas de contenido para ver a tu ritmo.
- Plantillas para aplicar lo que aprendas fácilmente en tu día a día desde el primer minuto.
- Acceso de por vida al contenido y futuras actualizaciones.
- Bonus 1: 5 tácticas probadas para eliminar las distracciones.
- Bonus 2: Tutorial de aplicaciones para gestionar y automatizar citas y reuniones.
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Echa un vistazo al webinar gratuito para que te lo cuenten ellos.
Si quieres empezar poco a poco ¡Ponte Retos sencillos!
Este es un curso muy muy sencillo que consiste en asumir 14 retos en 14 días.
Con estos retos aprenderás a afrontar la incomodidad de los imprevistos y hacer de tu incomodidad la normalidad, saldrás de tu zona de confort sí o sí, y a partir de ahí no habrá vuelta atrás.
De esta manera podrás empezar poco a poco en esto de la productividad y sentir el placer que da cumplir con lo que te has propuesto.
¿Te atreves? ¡Venga, pues pulsa abajo!
Organiza tu Vida y tu Negocio con PROEM: Productividad Emprendedora
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Estos son los motivos por los que te lo recomiendo al 100%:
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- Si tienes un equipo, aprenderás a organizarlo y enfocarlo hacia a la acción masiva imparable.
- Conseguirás objetivos de forma sistemática.
- Aplicando sus técnicas ganarás más dinero sin depender de tu tiempo.
- Disfrutarás de un mayor equilibrio entre trabajo y vida personal.
- Sentirás realización personal porque harás lo que realmente te gusta de tu negocio, aprendiendo a delegar aquello en lo que no eres bueno y centrándote en tareas que generarán un mayor impacto en tu negocio.
- Dejarás un impacto positivo en el mundo, tu negocio mejora, tu equipo estará feliz, tus clientes satisfechos y tú mismo te sentirás como nunca al poder disfrutar de tu tiempo con los tuyos y no ser un esclavo de tu negocio.
Te invito a leer el artículo donde hago una revisión profunda del programa PROEM.